Vertrags- & Fristenmanagement
Für einen Projektentwickler von Hybridparks haben wir eine Fachanwendung entwickelt, die Nutzungsverträge, Zahlungen und Pflichten zentral abbildet. Fristen werden aus den Vertragsregeln berechnet und projektübergreifend sichtbar - statt in lokalen Excel-Dateien und einzelnen Kalendern zu liegen.
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- Datenmodell, Fachlogik und Anwendung
- ROLLOUT
- Erst Pilotierung, dann schrittweiser Rollout
- Freigegebene Vertragsarten: Pool, Kabel, externe Zuwegung, AuE-Maßnahmen
- OUTCOME
- Projektübergreifende Fristen
- Anstehende Zahlungen und Pflichten aus allen Verträgen an einer zentralen Stelle
Aus verteilten Vertragslisten und Kalendern wurde eine gemeinsame Fristenübersicht: Die Verträge werden erstmals digital erfasst, die Anwendung bildet ihre Regeln ab, berechnet daraus Termine und macht anstehende Zahlungen und Pflichten projektübergreifend sichtbar.
Ein Hybridpark basiert auf vielen einzelnen Nutzungsverträgen - etwa für Grundstücke, Zuwegungen, Kabeltrassen oder weitere Flächennutzungen. Jeder Vertrag bringt eigene Zahlungen und Pflichten mit, oft mit individuellen Fälligkeiten.
Diese Informationen lagen bei der EEF in lokalen Excel-Dateien; Fristen wurden zusätzlich in Kalendern nachgehalten. Damit war die Übersicht über viele Dateien und Personen verteilt. Übergaben waren aufwendig, und die einfache Frage „Was steht als Nächstes an?“ ließ sich projektübergreifend nur mit viel Handarbeit beantworten.
Hinzu kommt: Viele Fälligkeiten hängen nicht an einem festen Datum, sondern an Ereignissen im Projekt - zum Beispiel an Baubeginn oder Inbetriebnahme. Entscheidend war deshalb nicht nur, Verträge zentral zu erfassen, sondern ihre Regeln so abzubilden, dass daraus verlässlich konkrete Termine entstehen.
Fristen, die in einzelnen Dateien und Kalendern liegen, sind weder projektübergreifend sichtbar noch sauber übergebbar.
Was die Anwendung möglich macht
Die Anwendung führt Verträge und Fristen in einem gemeinsamen System zusammen. Termine werden nach einheitlichen Regeln berechnet und lassen sich über alle Projekte hinweg einsehen.
Zentrale Zahlungen & Pflichten
Jeder Vertrag enthält eigene Entgelte und Informationspflichten - jeweils mit eigener Fälligkeit. Diese liegen jetzt zentral abrufbar in der Anwendung.
Projektübergreifend
Anstehende Zahlungen und Pflichten lassen sich gemeinsam einsehen, filtern und nach Zuständigkeit eingrenzen.
Über 20 Auslöser
Viele Termine hängen an Ereignissen wie Inbetriebnahme oder Baubeginn statt an einem festen Datum.
Was wir gebaut haben
Grundlage ist, dass die Verträge erstmals digital erfasst werden. Darauf baut die Web-Anwendung auf und verbindet drei Dinge: Ein präzises Vertragsmodell, eine regelbasierte Fristenberechnung und eine projektübergreifende Übersicht.
Verträge werden erstmals digital erfasst
Die Nutzungsverträge werden in der Anwendung strukturiert erfasst. Erst dadurch liegen ihre Regelungen so vor, dass sich Fristen daraus ableiten lassen, statt sie von Hand in Tabellen und Kalendern nachzuhalten.
Aus Vertragspflichten werden konkrete Termine
Nutzungsverträge enthalten viele Regelungen zu Nutzung, Bau, Vergütung und Informationspflichten. Für die tägliche Arbeit relevant sind die Punkte, aus denen eine konkrete Handlung entsteht: Eine Zahlung wird fällig, eine Anzeige muss rechtzeitig versendet werden, die Frist zur Verlängerung des Vertrags läuft ab.
Die Anwendung erfasst diese Punkte einzeln - Entgelte, Informationspflichten und Verlängerungsoptionsfristen, jeweils mit eigener Fälligkeit. So werden relevante Fristen aus dem Vertragstext als konkrete, nachverfolgbare Termine im System sichtbar.
Fristen werden aus Regeln berechnet
Eine Fälligkeit wird in der Anwendung als Regel beschrieben: Durch einen Auslöser (festes Datum oder Projekt-Ereignis), einen Versatz (zum Beispiel „vier Wochen vorher“), eine Frequenz für wiederkehrende Zahlungen und eine Endbedingung.
Aus diesen Angaben berechnet die Anwendung die konkreten Termine. Gleiche Vertragsdaten und gleiche Regeln führen damit zum gleichen Ergebnis - ohne zusätzliche manuelle Terminpflege.
Alle Fristen laufen projektübergreifend zusammen
Die Anwendung bündelt anstehende Zahlungen und Pflichten aus allen Projekten in einer gemeinsamen Übersicht. Jede Frist ist mit Projekt und zuständigem Team verknüpft, filterbar und auf Wunsch auf die eigenen Aufgaben eingrenzbar.
Anstehende Termine lassen sich außerdem als Kalenderdatei exportieren.
Änderungen wirken sich auf offene Fristen aus
Nachträge bleiben mit dem ursprünglichen Vertrag verknüpft und können dessen Regeln ergänzen oder ändern.
Wird ein Nachtrag angelegt oder bearbeitet, berechnet die Anwendung die betroffenen offenen Fristen neu. Bereits erledigte oder entfallene Termine bleiben unverändert. So kann sich der aktuelle Vertragsstand in der Fristenübersicht abbilden, ohne abgeschlossene Historie umzuschreiben.
„Vertrags- und Fristenmanagement über viele parallel laufende Projekte hinweg stellt hohe Anforderungen an unsere Prozesse: Standardsoftware und Tabellen können diese nur bedingt unterstützen. Mit mustwork erleben wir, wie eine Fachanwendung entsteht, die wirklich auf uns zugeschnitten ist. Wir fühlen uns fachlich verstanden.“
Unsere Vorgehensweise
Vertragsregeln modellieren → Fristen berechnen → projektübergreifend nutzbar machen
Durchgehendes Prinzip: Die Anwendung soll Fristen nicht nur speichern, sondern aus den Regeln des Vertrags ableiten. Deshalb stand zuerst die Fachlogik fest - und erst danach die Oberfläche.
Erst die Regeln, dann die Screens
Bevor es um Masken und Listen ging, mussten die fachlichen Begriffe eindeutig sein: Was ist ein Entgelt, was eine Informationspflicht, wodurch wird eine Fälligkeit ausgelöst und wie verändert sie sich über die Zeit?
Aus Auslöser, Versatz, Frequenz und Endbedingung entstand zuerst ein belastbares Datenmodell. Die Oberfläche bildet dieses Modell ab - nicht umgekehrt.
Berechnen statt doppelt pflegen
Eine einfachere Lösung wäre gewesen, jede Frist manuell einzutragen. Wir haben uns dagegen entschieden und die Terminberechnung direkt aus den Vertragsregeln abgeleitet.
Das erhöht die Anforderungen an die Modellierung, reduziert aber doppelte Pflege: Ändert sich eine relevante Vertragsregel, können die davon abhängigen offenen Termine neu berechnet werden.
Die Terminlogik gegen ganze Fehlerklassen testen
Die Fristenberechnung ist ein zentraler Teil der Anwendung. Deshalb testen wir sie nicht nur an einzelnen Beispielen, sondern mit automatisch erzeugten Vertragsvarianten in großer Zahl.
So lassen sich Inkonsistenzen erkennen, die in einigen wenigen Beispieltests leicht unentdeckt bleiben würden - etwa wenn dieselbe Fälligkeit in zwei Teilen des Systems unterschiedlich berechnet würde.
Ein Modell, das schrittweise wachsen kann
Neue Vertragsarten können über Konfiguration ergänzt werden, statt für jede Variante eine eigene technische Sonderlösung zu bauen. Welche Felder, Entgelte und Regeln eine Vertragsart mitbringt, steckt im Modell.
Zum Start werden bewusst nur die bereits abgenommenen Bereiche freigegeben: Pool, Kabel, externe Zuwegung und AuE-Maßnahmen. Weitere Varianten können schrittweise folgen.
Anwendung
Kotlin
Spring Boot
Preact
Betrieb & Qualität
PostgreSQL
Flyway
